Terms and conditions

These terms are published in German. Only the German version is binding; contract language is German.

Kurz gesagt: HejGast beantwortet Gästefragen automatisch, bucht aber nichts und sagt nichts zu. Bestellungen im Chat laufen direkt zwischen Ihnen und Ihrem Gast. Sie zahlen monatlich oder jährlich und können monatlich kündigen, das Jahresabo bis 30 Tage vor Ablauf. Campingplätze zahlen nur in den Monaten, in denen sie geöffnet sind. Verbindlich ist der Text unten.

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen HeJaa e.U., Inhaberin Theresia Rüf, Mühle 201, 6883 Au im Bregenzerwald, Österreich (nachfolgend „HejGast“ oder „wir“) und ihren Kunden über die Nutzung des digitalen Gäste-Concierge „HejGast“ samt zubuchbaren Bausteinen.
2. Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 1 KSchG, insbesondere Beherbergungsbetriebe, Betreiber von Campingplätzen, Vermieter von Ferienunterkünften, Tourismusorganisationen und Tourismusbüros. Schließt ausnahmsweise ein Verbraucher einen Vertrag, gelten die zwingenden Bestimmungen des Konsumentenschutzgesetzes (KSchG) und des Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetzes (FAGG) vorrangig; die Widerrufsbelehrung unter hejgast.at/widerruf ist dann Vertragsbestandteil.
3. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

§ 2 Leistung

1. HejGast stellt einen webbasierten Chat bereit, den Gäste des Kunden über einen QR-Code oder Link aufrufen und der Fragen zur Unterkunft und zur Region automatisiert beantwortet. Grundlage sind die vom Kunden bereitgestellte Wissensbasis, das von HejGast gepflegte Regionalwissen sowie von HejGast freigegebene öffentliche Informationsquellen (z. B. Wetterdienste, Veranstaltungskalender). Zur Leistung gehören ein geschützter Gastgeber-Bereich zur Pflege der Inhalte, die Weiterleitung offener Fragen an den Kunden (Rückfragen), Wetterhinweise, Notfallhinweise, Mehrsprachigkeit und eine Auswertung der gestellten Fragen in zusammengefasster Form.
2. Antworten werden durch ein KI-Sprachmodell erzeugt. Sie können unvollständig, veraltet oder fehlerhaft sein. HejGast schuldet die Bereitstellung des Dienstes mit der beschriebenen Funktion, nicht die Richtigkeit einzelner Antworten. Der Concierge nimmt keine Buchungen vor, sagt keine Verfügbarkeiten zu, erteilt keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsauskünfte und nennt Preise nur, soweit der Kunde sie hinterlegt hat.
3. Gäste werden im Chat darauf hingewiesen, dass sie mit einem digitalen Assistenten kommunizieren und die Antworten automatisch entstehen (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung). Dieser Hinweis und die Datenschutzerklärung im Chat sind Bestandteil des Dienstes und dürfen vom Kunden nicht entfernt oder verdeckt werden.
4. Regionalwissen (Öffnungszeiten, Fahrpläne, Veranstaltungen, Wetter Dritter) wird aus öffentlichen Quellen nach bestem Wissen gepflegt; eine Gewähr für Aktualität und Vollständigkeit besteht nicht.
5. Zugang mit Gastschlüssel: Der QR-Code bzw. Link für Gäste enthält einen Schlüssel des Betriebs. Nur mit diesem Schlüssel gibt der Concierge vertrauliche Angaben des Hauses (z. B. WLAN-Zugang, Türcodes) preis und nimmt Bestellungen entgegen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, QR-Codes und Links nur seinen Gästen zugänglich zu machen; einen neuen Schlüssel erhält er auf Anfrage.
6. Bestellungen im Chat (Wunschliste): Der Kunde kann Leistungen (z. B. Frühstück aufs Zimmer, Late Check-out, Verleih) im Gastgeber-Bereich hinterlegen; Gäste können sie im Chat anfragen. HejGast übermittelt die Anfrage lediglich an den Kunden; der Vertrag über die bestellte Leistung kommt ausschließlich zwischen dem Kunden und dem Gast zustande, sobald der Kunde die Bestellung bestätigt. Abgerechnet wird ausschließlich durch den Kunden; HejGast nimmt keine Zahlungen entgegen und erhält keine Provision. Der Kunde ist allein verantwortlich für Preise (Endpreise inkl. Umsatzsteuer), Verfügbarkeit, Erfüllung, die zeitnahe Bestätigung oder Ablehnung und die Einhaltung der ihm gegenüber Verbrauchern obliegenden Pflichten (insbesondere Preisauszeichnungsgesetz, FAGG). Die Anwendung stellt hierfür eine Bestellschaltfläche mit der gesetzlich vorgesehenen Beschriftung und eine Preisanzeige bereit.
7. Website-Concierge (zubuchbarer Baustein): Auf Wunsch stellt HejGast eine Einbindung des Concierge auf der Website des Kunden bereit (Schaltfläche mit Chatfenster), die Besuchern Fragen zum Haus beantwortet und auf die Buchungsseite des Kunden verweist. Im Website-Modus werden keine vertraulichen Angaben des Hauses ausgegeben und keine Bestellungen entgegengenommen. Die Einbindung ist auf die vom Kunden freigegebenen Domains beschränkt.
8. Ortspaket (für Tourismusorganisationen und Tourismusbüros): Baustein 1 „Concierge auf der Website“ stellt einen Concierge für den Ort auf der Website der Tourismusorganisation bereit; Baustein 2 „Ortsdatenpaket“ liefert eine Auswertung der in den angeschlossenen Betrieben und auf der Website gestellten Gästefragen ausschließlich in anonymer, zusammengefasster Form (Themen, Aktivitäten, Anzahl), ohne Gesprächsinhalte und ohne Bezug zu einzelnen Gästen oder – soweit nicht vereinbart – zu einzelnen Betrieben.
9. Einrichtung: Auf Wunsch richtet HejGast den Concierge ein (Aufnahmebogen, Übernahme der Angaben, Gestaltung, QR-Aufsteller). Dafür fällt die einmalige Einrichtungspauschale laut Preisliste an.
10. Weiterentwicklung: HejGast darf den Dienst weiterentwickeln und Funktionen ändern, solange der Kernzweck – die automatisierte Beantwortung von Gästefragen – erhalten bleibt. Wesentliche Einschränkungen werden mindestens vier Wochen vorher angekündigt; in diesem Fall kann der Kunde zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich kündigen.
11. Zur Erbringung der Leistung setzt HejGast Dienstleister ein (insbesondere für das Sprachmodell, das Hosting und den Nachrichtenversand). Sie sind in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung benannt.

§ 3 Vertragsschluss, Testphase

1. Der Vertrag kommt durch Annahme unseres Angebots durch den Kunden oder durch unsere Bestätigung eines Auftrags des Kunden zustande, jeweils in Textform (E-Mail genügt). Der ausgefüllte Auftrag, der Aufnahmebogen und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sind Vertragsbestandteil.
2. Der Concierge wird für Gäste erst freigeschaltet, wenn die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung unterzeichnet vorliegt.
3. Testphase: HejGast kann eine kostenlose Testphase (in der Regel der erste volle Kalendermonat, bei Campingplätzen der erste volle Kalendermonat innerhalb der Saison) gewähren. Sie endet automatisch und wird nicht von selbst kostenpflichtig; die Fortsetzung setzt den Auftrag nach Abs. 1 voraus. Auch in der Testphase gelten diese Bedingungen und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

§ 4 Preise, Zahlung, Gesprächskontingent, Unterbrechung

1. Es gelten die Preise des Angebots, sonst der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste auf hejgast.at/preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
2. Laufende Entgelte werden monatlich, beim Jahresabonnement jährlich im Voraus verrechnet. Die Einrichtungspauschale wird nach einer kostenlosen Testphase (§ 3) erst fällig, wenn der Kunde den Dienst danach beauftragt; endet die Testphase ohne Auftrag, fällt sie nicht an. Ohne Testphase wird sie mit Abschluss der Einrichtung fällig. Rechnungen werden elektronisch per E-Mail übermittelt. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift, Karte oder Überweisung binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug.
3. Gesprächskontingent: Pensionen und Hotels, Campingplätze, der Website-Concierge und das Ortspaket enthalten ein monatliches Kontingent an Gesprächen laut Preisliste; darüber hinausgehende Gespräche werden je Gespräch verrechnet. Ein Gespräch ist eine Sitzung eines Gastes oder Website-Besuchers mit mindestens einer Frage, unabhängig von der Zahl der Nachrichten; je Sitzung wird im Kalendermonat höchstens ein Gespräch gezählt. Nicht verbrauchte Gespräche verfallen mit Monatsende. Für Ferienwohnungen gilt keine Gesprächsgrenze im Rahmen der üblichen Nutzung; bei offensichtlich missbräuchlicher oder automatisierter Nutzung darf HejGast den Zugang drosseln.
4. Saisonbetrieb (Campingplätze): Beim Tarif für Campingplätze werden laufende Entgelte nur für die Kalendermonate verrechnet, in denen der Platz für Gäste geöffnet ist; als geöffnet gilt ein Kalendermonat, in dem der Platz an mindestens einem Tag Gäste aufnimmt. Der Kunde teilt HejGast seine Saisonzeiten bei Vertragsschluss in Textform mit und meldet Änderungen spätestens 14 Tage vor Beginn des betroffenen Monats. Außerhalb der Saison ist der Concierge für Gäste nicht erreichbar; Wissensbasis, Einstellungen und der Zugang zum Gastgeber-Bereich bleiben erhalten. Zu Beginn jeder Saison fällt keine neue Einrichtungspauschale an. Das Gesprächskontingent nach Abs. 3 gilt je geöffnetem Monat.
5. Unterbrechung: Ein Anspruch auf Unterbrechung des Vertrags besteht nicht; Abs. 4 bleibt unberührt. Eine Pause (z. B. in der Nebensaison) ist nur nach vorheriger Vereinbarung in Textform möglich; während der Pause ist der Concierge nicht erreichbar und es fällt kein laufendes Entgelt an. Bei Wiederaufnahme entfällt die Einrichtungspauschale; nötige Anpassungen der Wissensbasis nach längerer Pause werden mit höchstens 50 % der Einrichtungspauschale verrechnet.
6. Zahlungsverzug: Unternehmer schulden Verzugszinsen nach § 456 UGB. Nach Mahnung und einer Nachfrist von 14 Tagen darf HejGast den Zugang sperren; die Entgeltpflicht bleibt für die Dauer der Sperre bestehen.
7. Preisänderungen werden mindestens sechs Wochen vor Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums in Textform angekündigt. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

1. Monatsabonnement, Website-Concierge und Ortspaket laufen auf unbestimmte Zeit ohne Mindestlaufzeit und können von beiden Seiten jederzeit zum Ende eines Kalendermonats in Textform gekündigt werden. Beim Ortspaket gilt dies für jeden Baustein gesondert; der Website-Concierge kann nur zusammen mit dem Hauptvertrag oder gesondert gekündigt werden, endet aber spätestens mit dem Hauptvertrag.
2. Das Jahresabonnement hat eine Laufzeit von zwölf Monaten und verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn es nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf in Textform gekündigt wird. HejGast erinnert den Kunden mindestens sechs Wochen vor Ablauf per E-Mail an die Verlängerung; gegenüber Verbrauchern gilt § 6 Abs. 1 Z 2 KSchG.
3. Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, insbesondere bei Zahlungsverzug trotz Mahnung, bei rechtswidrigen Inhalten oder einem schwerwiegenden Verstoß gegen die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
4. Mit Vertragsende endet der Zugang. Die Wissensbasis wird auf Wunsch binnen 30 Tagen nach Vertragsende in einem gängigen Format zum Export bereitgestellt; danach werden die Daten gemäß der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gelöscht.

§ 6 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde stellt die Inhalte der Wissensbasis vollständig und richtig bereit, prüft sie vor der Freischaltung und hält sie aktuell, insbesondere Zeiten, Preise, Hausregeln und Kontaktdaten. Für Antworten, die auf unrichtigen oder veralteten Angaben des Kunden beruhen, haftet HejGast nicht.
2. Der Kunde versichert, über alle erforderlichen Rechte an den bereitgestellten Texten, Logos und Fotos zu verfügen, dass die Inhalte nicht rechtswidrig sind und keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. früherer Gäste) enthalten.
3. Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden; ein Missbrauch ist unverzüglich zu melden. Vertrauliche Angaben (z. B. WLAN-Passwörter, Türcodes) trägt der Kunde nur in die dafür vorgesehenen Felder des geschützten Bereichs ein. QR-Codes und Gast-Links mit Gastschlüssel macht der Kunde nur seinen Gästen zugänglich (§ 2 Abs. 5).
4. Der Kunde informiert seine Gäste über den Concierge und macht QR-Code oder Link zugänglich. Die im Chat enthaltenen Hinweise zur automatisierten Beantwortung und zum Datenschutz sowie die Angabe „powered by HejGast“ dürfen nicht entfernt oder verdeckt werden.
5. Bestellungen im Chat: Hinterlegt der Kunde Angebote, gibt er Endpreise inklusive Umsatzsteuer an, bestätigt oder lehnt Bestellungen zeitnah ab und erfüllt die ihm gegenüber Gästen obliegenden Informations- und sonstigen Pflichten (§ 2 Abs. 6). Preise werden nur aus den Angaben des Kunden übernommen.
6. Website-Concierge: Der Kunde bindet die von HejGast bereitgestellte Codezeile auf seiner Website ein, gibt die Domains frei, nimmt den von HejGast bereitgestellten Absatz in die Datenschutzerklärung seiner Website auf und ist Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten seiner Website-Besucher im Chat.
7. Der Kunde ist gegenüber seinen Gästen und Website-Besuchern Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und schließt mit HejGast die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab. Er erfüllt seine eigenen Informationspflichten; die von HejGast im Chat bereitgestellte Datenschutzerklärung unterstützt ihn dabei, ersetzt aber nicht die Prüfung durch den Kunden.
8. Störungen sind HejGast unverzüglich in Textform zu melden.

§ 7 Verfügbarkeit, Wartung, Support

1. HejGast bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit und strebt im Jahresmittel 99 % an. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit kann nicht garantiert werden, insbesondere nicht bei Wartungen, Störungen der eingesetzten Dienstleister oder höherer Gewalt. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit in verkehrsarme Zeiten gelegt und angekündigt, wenn sie voraussichtlich länger als eine Stunde dauern.
2. Support erfolgt per E-Mail und WhatsApp an Werktagen; wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags. Bei Ausfall des Dienstes bleibt der Kunde über seine üblichen Wege für Gäste erreichbar; der Chat zeigt in diesem Fall die Kontaktdaten des Kunden.

§ 8 Nutzungsrechte, Marke, Referenz

1. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das einfache, nicht übertragbare Recht, den Dienst für die im Vertrag genannten Betriebe bzw. Orte zu nutzen. Eine Überlassung an Dritte oder Weitervermietung ist nicht gestattet.
2. Regionalwissen, Software, Gestaltung und die Marke „HejGast“ bleiben Eigentum von HejGast. Vom Kunden bereitgestellte Inhalte bleiben sein Eigentum; er räumt HejGast das Recht ein, sie zur Vertragserfüllung zu nutzen, zu bearbeiten und an die eingesetzten Dienstleister zu übermitteln.
3. Der Hinweis „powered by HejGast“ im Chat bleibt sichtbar, sofern nichts anderes vereinbart ist. Als Referenz wird der Kunde nur mit seiner Zustimmung genannt.

§ 9 Gewährleistung und Haftung

1. Mängel werden in angemessener Frist behoben. Unternehmer haben Mängel unverzüglich in Textform zu rügen.
2. HejGast haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Personenschäden und nach dem Produkthaftungsgesetz.
3. Gegenüber Unternehmern ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, außer bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten; in diesem Fall ist sie auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf das Entgelt der letzten zwölf Monate. Entgangener Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden sind ausgeschlossen.
4. Für Inhalt, Richtigkeit und Vollständigkeit automatisiert erzeugter Antworten wird, soweit gesetzlich zulässig, keine Haftung übernommen. HejGast haftet nicht für die Erfüllung von Bestellungen, die Gäste über den Chat an den Kunden richten, und nicht für Inhalte auf verlinkten Websites Dritter.
5. Der Kunde stellt HejGast von Ansprüchen Dritter frei, die auf den von ihm bereitgestellten Inhalten oder auf einer Verletzung seiner Pflichten nach § 6 beruhen.
6. Die Haftung für Datenverlust ist auf den Aufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer Sicherung durch den Kunden angefallen wäre; eine Exportfunktion wird bereitgestellt.
7. Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

§ 10 Datenschutz, KI-Verordnung, Vertraulichkeit

1. Daten von Gästen und Website-Besuchern verarbeitet HejGast ausschließlich im Auftrag des Kunden nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Daten des Kunden selbst verarbeitet HejGast nach der Datenschutzerklärung auf hejgast.at/datenschutz.
2. Aus den Gesprächen bildet HejGast anonyme Zählwerte (Themen, Aktivitäten, Anzahl) ohne Gesprächsinhalte und ohne Personenbezug. Der Kunde erhält sie in seiner Auswertung; für Orte mit Ortsdatenpaket werden sie über alle angeschlossenen Betriebe zusammengefasst an die Tourismusorganisation weitergegeben. HejGast darf sie außerdem zur Verbesserung des Dienstes verwenden. Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
3. Der Kunde setzt den Concierge als Betreiber im Sinne der KI-Verordnung ein. HejGast stellt die Transparenzhinweise bereit; der Kunde belässt sie und sorgt dafür, dass seine Mitarbeiter, die mit dem Dienst arbeiten, dessen Funktionsweise und Grenzen kennen.
4. Beide Seiten behandeln Informationen der jeweils anderen Seite, die im Zusammenhang mit dem Vertrag bekannt werden, vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragserfüllung. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus.

§ 11 Änderungen dieser Bedingungen

1. Änderungen dieser Bedingungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt, unter Hinweis auf sein Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens. Widerspricht der Kunde bis zum Wirksamwerden, gelten die bisherigen Bedingungen weiter; in diesem Fall kann jede Seite den Vertrag zum Wirksamkeitszeitpunkt kündigen. Widerspricht er nicht, gelten die geänderten Bedingungen.
2. Wesentliche Verschlechterungen der Leistung oder Preiserhöhungen über § 4 Abs. 7 hinaus bedürfen der Zustimmung des Kunden.

§ 12 Schlussbestimmungen

1. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.
2. Für Streitigkeiten mit Unternehmern ist das sachlich zuständige Gericht in Bezau zuständig. Für Verbraucher gilt der gesetzliche Gerichtsstand.
3. Erklärungen zum Vertrag bedürfen der Textform; E-Mail genügt. Vertragssprache ist Deutsch. Übersetzungen dieser Bedingungen dienen nur der Information; verbindlich ist die deutsche Fassung.
4. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
5. HejGast ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Änderungen gegenüber Fassung 1.2 vom 28. September 2026: § 1 Abs. 2 (Campingplätze); § 3 Abs. 3 (Testphase bei Campingplätzen); § 4 Abs. 3 (Gesprächskontingent auch für Campingplätze), neuer Abs. 4 (Saisonbetrieb: Verrechnung nur in geöffneten Monaten), Abs. 5 (Verweis), bisherige Abs. 4–6 werden Abs. 5–7; § 11 Abs. 2 (Verweis auf § 4 Abs. 7).

Änderungen gegenüber Fassung 1.1 vom 25. September 2026: § 2 Abs. 3 (Transparenzhinweis KI-VO), Abs. 5 (Gastschlüssel), Abs. 6 (Bestellungen im Chat), Abs. 7 (Website-Concierge), Abs. 8 (Ortspaket); § 3 Abs. 3 (Testphase präzisiert); § 4 Abs. 3 (Gesprächskontingent, Begriff „Gespräch“); § 5 Abs. 1 und 2; § 6 Abs. 3, 5, 6, 7; § 9 Abs. 4; § 10 Abs. 2 und 3; § 12 Abs. 3.

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