Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

HeJaa e.U., Inhaberin Theresia Rüf, Mühle 201, 6883 Au im Bregenzerwald, Österreich · hello@hejgast.at · +43 664 1459907. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Pflicht dazu besteht nicht.

2. Grundsatz

Wir verarbeiten so wenige Daten wie möglich. Die Website setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und misst keine Reichweite. Schriften, Kartenbibliothek, Bilder und Video liegen auf unserem eigenen Server; Inhalte von Google, YouTube oder sozialen Netzwerken sind nicht eingebunden. Der Verweis auf unser Instagram-Profil ist ein einfacher Link; Daten werden an Instagram erst übertragen, wenn Sie ihn anklicken. Die Luftbildkarte wird erst nach Klick auf „Karte anzeigen“ geladen. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht nötig.

3. Website-Aufruf und Hosting

Bei jedem Aufruf protokolliert der Hoster die technisch notwendigen Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Zweck sind der Betrieb und die Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

Die Website hejgast.at wird von World4You Internet Services GmbH, Linz (Österreich) gehostet. Die Anwendung app.hejgast.at (Gastgeber-Bereich, Gäste-Chat, Website-Concierge) läuft bei Railway Corporation (USA) im Rechenzentrum Amsterdam (Niederlande); dort werden auch die Datenbank und die Dateien der Betriebe gespeichert. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; für den Fernzugriff aus den USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

4. Kontaktaufnahme und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular schreiben oder eine Testphase anfordern, verarbeiten wir Ihre Angaben – Name, Betrieb, Ort, Art des Betriebs, Anzahl der Betten bzw. Stellplätze, Telefon, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht – ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung), sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (lit. f). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Daten spätestens nach zwölf Monaten.

Das Kontaktformular wird über Formspree Inc., San Francisco (USA) an uns übermittelt. Formspree verarbeitet die Formulardaten in unserem Auftrag; Grundlage der Übermittlung in die USA sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission im Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Spam-Schutz des Formulars arbeitet mit einem verborgenen Feld und einer Zeitprüfung, ohne Captcha und ohne Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten.

5. E-Mail

Unsere Postfächer (hello@hejgast.at) betreibt Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Google Workspace) auf Grundlage der Datenverarbeitungsbedingungen von Google Workspace (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung an Google LLC (USA) ist möglich; Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln.

Anfragen ohne Vertrag löschen wir nach Punkt 4. Geschäftliche E-Mails, die Vertrag oder Rechnung betreffen, bewahren wir sieben Jahre auf (§ 132 BAO). Den Aufnahmebogen zur Einrichtung des Concierge senden Sie uns per E-Mail; die Angaben dienen der Einrichtung und werden Teil der Wissensbasis Ihres Betriebs.

6. Gastgeber-Bereich und Ortsbereich (Kundenkonto)

Für den Zugang zum geschützten Bereich speichern wir Benutzername, Betrieb bzw. Ort, Rolle und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Passwörter speichern wir nur als Hash mit Salz (PBKDF2); nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung gebremst und das Konto vorübergehend gesperrt. Die Anmeldung nutzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HttpOnly, Secure, 14 Tage; § 165 Abs. 3 TKG 2021) ohne IP-Adresse oder Browserkennung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Konto wird 30 Tage nach Vertragsende gelöscht.

Was Sie im Gastgeber-Bereich eintragen – Wissensbasis, Bilder, Angebote, vertrauliche Angaben wie den WLAN-Zugang, Kontaktdaten für Benachrichtigungen – speichern wir zur Erbringung des Dienstes bis zum Vertragsende und löschen es 30 Tage danach, sofern Sie keinen Export wünschen.

Benachrichtigungen: Leitet ein Gast eine Frage oder eine Bestellung an Sie weiter, benachrichtigen wir Sie an die von Ihnen hinterlegte WhatsApp-Nummer und/oder E-Mail-Adresse; die Nachricht enthält die Frage bzw. die Bestellung (Angebot, Zeitpunkt, Anzahl, Zimmer). WhatsApp-Nachrichten versenden wir über Twilio Inc., San Francisco (USA), die Zustellung erfolgt über WhatsApp Ireland Ltd.; E-Mails über Google Workspace (Punkt 5). Grundlage der Übermittlung an Twilio sind die Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag mit Twilio. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung.

7. Gäste-Chat und Website-Concierge – Verarbeitung im Auftrag

Was Gäste im Chat Ihres Betriebs schreiben und was Besucher Ihrer Website den Website-Concierge fragen, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für den jeweiligen Betrieb; Verantwortlicher ist der Betrieb. Für Gäste und Besucher gilt die Datenschutzerklärung, die im Chat unter „Datenschutz“ abrufbar ist. Dort ist auch erklärt, dass Antworten durch ein Sprachmodell von Anthropic PBC (USA, Standardvertragsklauseln; keine Nutzung zum Training) erzeugt werden, dass Chatverläufe nach 30 Tagen gelöscht werden und dass wir aus den Fragen nur anonyme Zählwerte ohne Gesprächsinhalt bilden.

8. Vertrag, Rechnung und Zahlung

Zur Vertragsabwicklung verarbeiten wir Firmenwortlaut, Ansprechperson, Anschrift, UID, E-Mail-Adresse und Rechnungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Buchhaltungsbelege bewahren wir sieben Jahre auf (§ 132 BAO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Empfänger sind unsere Steuerberatung und unsere Bank.

Zahlungen per Karte oder SEPA-Lastschrift wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin (Irland) ab. Stripe erhält dafür Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag und die Zahlungsdaten, die Sie direkt bei Stripe eingeben; wir selbst speichern keine Karten- oder Kontonummern. Stripe ist eigenständiger Verantwortlicher für die Zahlungsabwicklung (stripe.com/privacy). Eine Übermittlung an Stripe Inc. (USA) kann stattfinden; Grundlage sind die Standardvertragsklauseln.

9. Demo-Chats auf der Website

Die Demo-Chats auf hejgast.at (Ferienwohnung, Hotel, Campingplatz, Tourismusbüro und Live-Demo) sind Beispieldarstellungen mit fest hinterlegten Antworten für erfundene Betriebe. Ihre Eingaben werden nur in Ihrem Browser verarbeitet und weder gespeichert noch an uns oder Dritte übermittelt. Das Wetter in den Demo-Chats stammt aus der Wetterabfrage nach Punkt 10. Die Diktierfunktion und das Vorlesen nutzen die Spracherkennung und Sprachausgabe Ihres Browsers und starten nur auf Ihren Klick; je nach Browser kann die Spracherkennung Audiodaten an dessen Hersteller übermitteln (bei Google Chrome an Google LLC, USA). Die Standortanzeige unter „SOS“ läuft ausschließlich auf Ihrem Gerät; die Koordinaten verlassen Ihr Gerät nur, wenn Sie sie selbst weiterschicken.

10. Wetter und Karte

Die Wetteranzeige auf hejgast.at (Wettervorschau und Wetterleiste der Demo-Chats) ruft die Vorhersage direkt in Ihrem Browser bei Open-Meteo (Open-Meteo GmbH, Schweiz; Server in der EU) ab; dabei wird Ihre IP-Adresse an Open-Meteo übermittelt, Cookies werden nicht gesetzt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer Wetteranzeige ohne eigenen Wetterserver (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Gäste-Chat dagegen holt unser Server die Wetterdaten bei GeoSphere Austria bzw. Open-Meteo – ohne Übermittlung der IP-Adresse des Gastes.

Die Luftbildkarte auf hejgast.at wird erst nach Klick auf „Karte anzeigen“ geladen; dann werden Kartenbilder von basemap.at, der Verwaltungsgrundkarte Österreichs, abgerufen und Ihre IP-Adresse an deren Server (Stadt Wien) übermittelt – ohne Cookies und ohne Übermittlung in ein Drittland. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Kartenbibliothek Leaflet liegt auf unserem Server.

11. Keine Weitergabe darüber hinaus

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, außer an die oben genannten Dienstleister im beschriebenen Rahmen sowie an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich formlos an hello@hejgast.at. Anliegen von Gästen eines Betriebs leiten wir an den Betrieb als Verantwortlichen weiter.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

13. Änderungen

Diese Erklärung gilt in der Fassung vom 17. Oktober 2026. Bei wesentlichen Änderungen veröffentlichen wir die neue Fassung an dieser Stelle.

Änderungen gegenüber der Fassung vom 28. September 2026: Punkt 2 (Instagram nur als Link), Punkt 4 (Anzahl der Stellplätze im Formular), Punkt 9 (Demo-Chats für vier erfundene Betriebe, Wetter), Punkt 10 (Wetter auch in den Demo-Chats).

Änderungen gegenüber der Fassung vom 25. September 2026: Punkt 3 (app.hejgast.at), Punkt 6 (Ortsbereich, Inhalte des Gastgeber-Bereichs, Bestellungen, E-Mail-Benachrichtigung), neuer Punkt 7 (Gäste-Chat und Website-Concierge als Auftragsverarbeitung), Punkt 10 (Wetter im Gäste-Chat über unseren Server), Punkt 12 (Weiterleitung von Gästeanliegen).

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